Yurt dışından ilk siparişler genellikle heyecanla karşılanır ve tek tek çözülür: Ürün tartılır, birkaç kargo firmasından fiyat alınır, müşteriye e-postayla ek ücret yazılır, paket gönderilir. Sipariş sayısı az olduğunda bu yöntem işler. Ama siparişler düzenli gelmeye başladığında her birini elle hesaplamak hem zaman alır hem de hatalı fiyat, beklenmedik vergi ve zor bir iade gibi sorunları beraberinde getirir.
Bu yazıda yurt dışı gönderimi ve iadeyi, sipariş geldikten sonra çözülen sorunlar olarak değil, mağazada baştan tanımlanan kurallar olarak ele alıyoruz.
Gönderim kararları sepetten önce verilir
Yabancı müşteri, ödeme sayfasına geldiğinde toplam tutarı net görmek ister. Kargo ücreti ancak siparişten sonra bildiriliyorsa müşterinin bir kısmı vazgeçer, bir kısmı da ödeme yaptıktan sonra sürprizle karşılaşır. Bu yüzden gönderimle ilgili kararların, yani hangi ülkeye gönderileceği, ücretin nasıl hesaplanacağı ve hangi firmayla çalışılacağı, mağaza yayına çıkmadan önce verilmesi gerekir. Müşteri adresini girdiğinde gönderim seçeneklerini ve ücretlerini ödeme öncesinde görebilmelidir.
Bu kararların bir kısmı ticari tercihtir. Kargo ücretini tam olarak müşteriye mi yansıtacaksınız, bir kısmını ürün fiyatına mı dağıtacaksınız, yoksa belirli bir sepet tutarının üstünde ücretsiz gönderim mi sunacaksınız? Her yolun marjınıza ve müşterinin algısına etkisi farklıdır. Önemli olan, tercihin bir kez yapılıp mağazada kural olarak tanımlanması ve her siparişte yeniden tartışılmamasıdır.
Ülke, ağırlık ve tutara göre kargo kuralları
Yurt dışı kargo ücreti genellikle üç bilgiye bağlıdır: varış ülkesi ya da bölgesi, paketin ağırlığı ya da hacmi ve siparişin tutarı. Bu bilgilerle tanımlanan kurallar her siparişin ücretini kendiliğinden hesaplar:
| Kural tipi | Örnek kullanım |
|---|---|
| Bölgeye göre | Komşu ülkeler bir grup, uzak ülkeler başka bir grup |
| Ağırlığa göre | Ağırlık aralığı arttıkça ücret artar |
| Tutara göre | Belirli tutarın üstünde ücretsiz ya da indirimli |
| Firmaya göre | Hızlı ve ekonomik seçenek yan yana |
Kuralları ülke ülke tek tek tanımlamak yerine bölgeler hâlinde gruplamak hem yönetimi kolaylaştırır hem de yeni bir ülke açıldığında işi hızlandırır.
Ağırlık, ölçü ve paketleme bilgisi
Kargo kuralları ancak ürün bilgisi doğruysa doğru sonuç verir. Her ürünün paketlenmiş ağırlığı ve ölçüleri ürün kartında tanımlı olmalıdır. Uluslararası taşımada hafif ama büyük hacimli paketler, gerçek ağırlıklarına değil kapladıkları hacme göre ücretlendirilebilir; ölçüsü girilmemiş bir ürün, kargo ücretinin eksik hesaplanmasına yol açar ve fark sizin cebinizden çıkar.
Paketleme de uzun yolculuğa göre düşünülmelidir. Yurt içinde sorunsuz ulaşan bir ambalaj, birkaç aktarmalı uluslararası taşımada yetersiz kalabilir. Kırılabilir ürünler için koruyucu ambalajın ağırlığı ve hacmi de hesaba katılmalıdır.
Birden fazla ürün içeren siparişlerde paketin toplam ağırlığı ve ölçüsü de önem kazanır. Ürünlerin hangi koli boyutlarına sığdığını bilmek, kargo ücretinin daha gerçekçi hesaplanmasını sağlar. Kullandığınız standart koli boyutlarını sistemde tanımlamak, depo ekibinin her siparişte uygun koliyi seçmesini de kolaylaştırır.
Gönderilemeyen ürünler ve ülke kısıtları
Her ürün her ülkeye gönderilemez. Bazı ürün grupları belirli ülkelerde kısıtlıdır, bazıları için ek belge istenir, bazı kargo firmaları da belirli içerikleri taşımaz. Bu kısıtlar mağazada tanımlı değilse müşteri sipariş verir, ödeme yapar ve ancak sonra ürünün gönderilemeyeceği anlaşılır.
Daha iyi yol, kısıtlı ürünleri ilgili ülkelerde baştan satışa kapatmak ya da sepette açık bir uyarıyla göstermektir. Hangi ürünün hangi ülkeye gönderilebileceğini gümrük müşavirinizden ve çalıştığınız kargo firmasından güncel olarak doğrulayın; yazılım tarafında kuralları bu bilgiye göre tanımlamak yeterlidir.
Gümrük için gereken ürün bilgisi
Uluslararası gönderilerde paketin içeriği gümrüğe beyan edilir. Bunun için her üründe şu bilgilerin hazır olması işleri ciddi biçimde hızlandırır:
- Ürünün gümrükte kullanılan kısa ve anlaşılır tanımı,
- Gümrük tarife sınıflandırma kodu (GTİP),
- Menşe ülkesi,
- Paketlenmiş ağırlığı ve beyan edilecek değeri.
Bu bilgiler ürün kartında tutulduğunda gönderi belgeleri her siparişte elle doldurulmaz, kargo firmasına doğrudan aktarılabilir. Beyanın nasıl yapılacağını ve küçük gönderilere ilişkin güncel kuralları Ticaret Bakanlığı’nın resmi kaynaklarından ve gümrük müşavirinizden doğrulayın.
Vergiyi kim öder?
Varış ülkesinde alınan vergi ve harçlar için iki temel yaklaşım vardır. Birincisinde alıcı bu tutarları teslimat sırasında öder; ikincisinde satıcı bunları önceden üstlenir ve fiyata ya da gönderim ücretine yansıtır. İlki satıcı için daha basittir ama müşteri kapıda beklemediği bir ödemeyle karşılaşabilir; bu da teslim almama ve geri dönen paket riskini artırır. İkincisi müşteriye net bir toplam sunar ama satıcının her pazarın kurallarını izlemesini gerektirir.
Hangi yaklaşım seçilirse seçilsin, müşteriye ödeme öncesinde açıkça söylenmelidir. Pazara ve ürüne göre hangisinin uygun olduğunu mali müşavirinizle ve gümrük müşavirinizle değerlendirin.
Adres ve iletişim bilgisi
Yurt dışı gönderilerde teslim edilemeyen paketlerin önemli bir sebebi eksik ya da hatalı adrestir. Adres formu varış ülkesinin düzenine uymalı: posta kodunun biçimi, eyalet ya da bölge alanının gerekli olup olmadığı, sokak ve bina bilgisinin sırası ülkeden ülkeye değişir. Alıcının telefon numarası ve e-postası da zorunlu tutulmalıdır; kargo firması ve gümrük teslimat sırasında alıcıya ulaşmak zorunda kalabilir.
Takip ve bildirimler müşterinin dilinde
Uzun süren bir yolculukta müşteri paketinin nerede olduğunu bilmek ister. Gönderi takip numarası sipariş sayfasında görünmeli, kargo çıktığında, gümrükte beklerken ve teslimata çıktığında müşteriye bildirim gitmelidir. Bu bildirimlerin müşterinin sitede seçtiği dilde olması, “paketim nerede?” sorularını belirgin biçimde azaltır ve müşteri hizmetlerinin yükünü hafifletir.
Paket gümrükte beklediğinde ya da alıcıdan ek bilgi istendiğinde müşterinin bunu sizden duyması, kargo firmasının yabancı dildeki bir mesajından duymasından çok daha güven vericidir. Bu yüzden takip bilgisinin yalnızca bir bağlantı olarak bırakılmaması, önemli durum değişikliklerinin sipariş kaydına da işlenmesi önerilir. Böylece müşteri hizmetleri bir soru geldiğinde kargo firmasının sitesine gitmeden paketin durumunu sipariş üzerinden görebilir.
İade politikasını pazar pazar yazmak
Yurt dışından gelen bir iade, yurt içindekinden farklı bir iştir; bu yüzden tek bir genel politika yerine pazara göre netleşmiş kurallar gerekir. Politikada en az şu soruların cevabı yazılı olmalıdır: İade hangi sürede ve hangi koşulda kabul edilir, iade kargosunu kim öder, ürün geri mi gönderilir yoksa ücret iadesi ya da yeni ürün mü tercih edilir, gümrükten geri gelen ürün için hangi belgeler gerekir.
Düşük değerli ürünlerde geri gönderimin maliyeti ürünün kendisini aşabilir; bu durumlar için iade yerine ücret iadesi ya da yeniden gönderim kuralı tanımlamak hem müşteriye hem size zaman kazandırır. Politika her dilde, ödeme öncesinde ulaşılabilir olmalıdır. İçeriğinin hedef pazarın tüketici kurallarına uygunluğunu hukuk danışmanınızla doğrulayın.
İade akışını panelde yönetmek
İade talepleri e-posta yazışmalarında kaldığında hangisinin beklediği, hangisinin ücretinin iade edildiği kolayca karışır. İade talebinin sipariş üzerinden açılması, iade sebebinin seçilmesi, talebin onaylanması, ürünün teslim alınması ve ücret iadesinin yapılması aynı kayıt üzerinde izlenmelidir. İade sebepleri biriktikçe hangi ürünün, hangi pazarda, neden geri geldiği de görünür hâle gelir; ürün açıklaması ya da paketleme bu bilgiyle düzeltilebilir.
İade edilen ürünün stoka nasıl geri alınacağı da önceden belirlenmelidir. Satılabilir durumda gelen ürün doğrudan stoka döner; hasarlı ya da eksik gelen ürün ayrı bir kayıtta tutulur. Ücret iadesinin hangi ödeme yöntemiyle yapılacağı ve muhasebeye nasıl yansıyacağı da aynı akışın parçasıdır; bu adımların her biri panelde görünür olduğunda hiçbir iade arada kaybolmaz.
Bunny Soft yurt dışı gönderimi nasıl kuruyor?
Hangi ülkelere, hangi ürünlerle satış yapacağınızı birlikte netleştirdikten sonra çalıştığınız gönderim firmalarıyla bağlantı kuruyor; ülkeye, ağırlığa ve tutara göre kargo kurallarını tanımlıyoruz. Gönderim ücreti ödeme öncesinde müşteriye açıkça gösterilir. Yurt dışı kartlarla ödeme alabilen altyapıyı hedef pazarlarınıza göre mağazanıza bağlıyoruz.
Yurt içi ve yurt dışı siparişler, stoklar ve faturalar aynı yönetim panelinde toplanır. Yayından önce farklı ülkelerden sipariş, ödeme ve kargo senaryolarını deneyip mağazayı öyle açıyoruz. Ürünün o ülkede satılabilmesi için gereken yasal koşulların takibi sizde ve danışmanlarınızdadır; akışı onların yönlendirmesine göre kuruyoruz.
Yurt dışı siparişlerinizi tanımlı bir akışa dönüştürmek için e-ihracat sayfamızı inceleyebilirsiniz.
