E-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye artık birçok işletmenin günlük işinin parçası. Kâğıt faturanın yerini alan bu belgeler zaman kazandırmak için vardır; ancak birçok işletmede tam tersi yaşanır. Sipariş mağazada ya da ERP’de alınır, fatura entegratörün ekranında elle yeniden hazırlanır, irsaliye başka bir yerde düzenlenir ve hangi belgenin gerçekten gönderildiği ancak müşteri aradığında anlaşılır.
Satış arttıkça bu düzen hem zaman kaybına hem de hataya dönüşür. Aşağıda e-dönüşümde en sık karşılaştığımız hataları, neden olduklarını ve yazılım tarafında nasıl önlenebileceklerini anlatıyoruz.
Önce kısa bir hatırlatma: Hangi belge ne işe yarar?
| Belge | Ne zaman? |
|---|---|
| E-fatura | Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı olduğunda, belge sistem üzerinden alıcıya iletilir. |
| E-arşiv fatura | Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı olmadığında (örneğin bireysel müşteriler), belge elektronik ortamda düzenlenip alıcıya iletilir. |
| E-irsaliye | Malın sevkiyatında kâğıt irsaliyenin yerine düzenlenir. |
Hangi işletmenin hangi e-belgeleri kullanmak zorunda olduğu, belgelerin düzenlenme süreleri ve ayrıntılı kurallar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzenlemeleriyle belirlenir ve zaman içinde değişebilir. Güncel durumu mali müşavirinizle ve GİB’in resmi kaynaklarından kontrol edin.
1. Yanlış belge türü
Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Bu kontrol elle yapıldığında, özellikle kurumsal ve bireysel müşterilerin karıştığı satışlarda yanlış tür seçilebilir. Bir kurumsal müşteriye e-arşiv kesmek ya da kayıtlı olmayan birine e-fatura göndermeye çalışmak, düzeltme ve iptal işlemleri doğurur.
Çözüm: Yazılım, alıcının kayıtlı olup olmadığını belge oluşturulmadan önce entegratör üzerinden sorgulayıp doğru türü kendisi seçebilir. Ekibin her siparişte ayrıca kontrol yapması gerekmez. Sorgunun sonucu müşteri kartına da kaydedilirse, aynı müşterinin sonraki siparişlerinde belge türü daha hızlı ve tutarlı belirlenir; müşterinin durumu değiştiğinde ise sorgu yeniden yapılarak güncellenir.
2. Aynı bilginin iki kez girilmesi
Sipariş mağazada, fatura başka bir ekranda oluşturuluyorsa ürün, miktar, fiyat, vergi oranı, iskonto ve adres bilgileri yeniden yazılır. Her elle giriş bir hata fırsatıdır: yanlış miktar, unutulmuş iskonto, eksik adres. Üstelik bu iş satış arttıkça doğrusal olarak büyür.
Çözüm: Belge doğrudan siparişten oluşmalıdır. Bilgi bir kez girilir, faturaya olduğu gibi yansır. Sipariş tamamlandığında ya da onaylandığında belgenin kendiliğinden kesilmesi sağlanabilir; hangi adımda hangi belgenin oluşacağı işletmenin çalışma şekline göre belirlenir.
3. Gönderilemeyen belgelerin gözden kaçması
Entegratöre gönderilen bir belge eksik bilgi, hatalı bir kod ya da bağlantı sorunu yüzünden reddedilebilir veya beklemede kalabilir. Bu durum fark edilmezse müşteri faturasını alamaz, kayıtlar eksik kalır ve sorun ancak müşteri aradığında ortaya çıkar.
Çözüm: gönderilen, bekleyen ve hata alan belgeleri tek ekranda listeleyen bir takip ekranı. Sorunlu belgenin nedeni görülür, düzeltilir ve yeniden gönderilir. Hata alan belge için sorumlu kişiye bildirim gitmesi, sorunun gün içinde çözülmesini sağlar. En sık hata sebeplerinin listesi zamanla çıkar ve çoğu, kaynağında, yani sipariş ya da ürün bilgisinde düzeltilerek tamamen ortadan kaldırılabilir.
4. Eksik ya da hatalı müşteri bilgisi
Vergi numarası, T.C. kimlik numarası, vergi dairesi ve adres bilgisi eksik ya da hatalıysa belge düzenlenemez ya da sonradan düzeltme gerekir. Bu sorun çoğu zaman sipariş formunun kendisinden kaynaklanır: Kurumsal fatura isteyen müşterinin bilgilerini alacak alan yoktur ya da alan zorunlu değildir. Telefonla ya da e-postayla alınan siparişlerde ise bilgiler eksik not edilir ve fatura anında tamamlanmaya çalışılır.
Çözüm: bilgiyi kaynağında doğru almak. Sipariş sırasında bireysel ve kurumsal fatura seçeneği, vergi numarası ve vergi dairesi alanları ve basit biçim kontrolleri (örneğin numara hane sayısı) sorunu büyük ölçüde önler.
5. Ürün, birim ve vergi eşleşmesi
Mağazadaki ürün kodları, birimler ve vergi oranları ile belgeye yazılması gerekenler her zaman aynı değildir. Birim kodları, istisna ve muafiyet durumları, farklı vergi oranlarına tabi ürünler doğru eşleştirilmezse belge hatalı oluşur.
Çözüm: entegrasyonun başında ürün, cari, vergi ve birim bilgilerinin belgeye nasıl aktarılacağını tanımlayan eşleştirme kuralları. Bu kurallar mali müşavirle birlikte belirlenmelidir. Yeni bir ürün eklendiğinde birim ve vergi bilgisinin eksik kalmaması için ürün kartında bu alanların zorunlu tutulması da sonraki hataları önler.
6. İade ve iptallerin belgeye yansımaması
İade edilen ya da iptal edilen bir siparişin belge tarafında nasıl işleneceği baştan tanımlanmazsa, kayıtlar ile gerçek durum arasında fark oluşur. Hangi durumda iade faturası, hangi durumda iptal ya da başka bir işlem gerektiği belge türüne ve duruma göre değişir.
Çözüm: iade ve iptal için gereken belge adımlarının akışa dahil edilmesi ve hangi durumda hangi işlemin yapılacağının mali müşavirin yönlendirmesine göre kurulması.
7. İrsaliye ile faturanın kopukluğu
E-irsaliye kullanan işletmelerde fatura ile irsaliye ayrı ayrı hazırlanıyorsa ürün ve miktar tutarsızlıkları oluşur: irsaliyede başka, faturada başka miktar. Sevkiyat çıktıktan sonra elle hazırlanan irsaliye ayrıca gecikmeye yol açar.
Çözüm: irsaliyenin sevkiyat çıktığında aynı sipariş bilgilerinden oluşması. Fatura ve irsaliye aynı kaynaktan beslendiğinde birbirleriyle çelişmez. Kısmi sevkiyatlarda da her sevkiyatın kendi irsaliyesi, siparişin hangi kısmının gönderildiğini doğru gösterir.
Belgelerin saklanması ve erişim
Elektronik belgelerin de saklanması ve gerektiğinde ibraz edilebilmesi gerekir; saklama yükümlülüklerinin ayrıntıları mevzuatla belirlenir. Entegratörünüzün belgeleri nasıl ve ne kadar süre sakladığını, sizin hangi belgelere nereden ulaşabildiğinizi bilmek önemlidir. Mağaza ya da ERP tarafında da her siparişin ilgili belgeyle eşleştirilmesi, sonradan bir belgeyi aramak gerektiğinde zaman kazandırır. Saklama ve ibraz kurallarının güncel hâlini mali müşavirinizle doğrulayın.
Geçişe hazırlık listesi
- Hangi işlemde hangi belgenin kesildiğini listeleyin: satış, iade, sevkiyat, iptal.
- Kullandığınız sistemleri ve entegratörünüzü belirleyin.
- Müşteri kartlarında vergi bilgilerinin eksiksiz olduğunu kontrol edin.
- Ürünlerin birim ve vergi bilgilerini gözden geçirin.
- Belgenin hangi anda oluşacağına karar verin: sipariş onayında mı, sevkiyatta mı?
- İade ve iptal kurallarını mali müşavirinizle yazılı hâle getirin.
- Test ortamında örnek belgelerle deneyin.
Ekip için ne değişir?
Entegrasyon kurulduğunda ekibin işi belge hazırlamaktan belge kontrol etmeye döner. Faturayı yeniden yazan kişi, artık yalnız takip ekranında hata alan belgelerle ilgilenir. Muhasebe ekibi ay sonunda eksik belge aramaz; mağaza ve muhasebe kayıtları aynı kaynaktan geldiği için mutabakat kolaylaşır. Bu değişimin sağlıklı olması için ekibe takip ekranının nasıl kullanılacağının ve en sık hata sebeplerinin nasıl giderileceğinin gösterilmesi yeterlidir.
Anlık mı, toplu mu?
Belgeler sipariş tamamlandığı anda tek tek oluşturulabileceği gibi gün sonunda biriken siparişler için toplu da kesilebilir. Anlık yöntem müşteriye hızlı bilgi verir; toplu yöntem ise gün içinde değişen ya da iptal edilen siparişlerin belgeye yansımasını kolaylaştırabilir. Seçim sevkiyat düzenine, iade sıklığına ve muhasebe ekibinin çalışma şekline bağlıdır.
Entegratör değiştirmek gerekir mi?
Genellikle gerekmez. Yazılımınız çalıştığınız entegratörün sunduğu bağlantı yöntemiyle bağlanabilir. Henüz bir entegratörünüz yoksa belge hacminize, kullandığınız sistemlere ve entegratörün bağlantı imkânlarına göre seçim yapmak gerekir. Belge formatı ve gönderim kurallarındaki değişikliklerin önemli bir kısmı entegratör tarafında karşılanır; yazılımdaki bağlantının da bu değişikliklere göre güncel tutulması gerekir.
Bunny Soft e-dönüşüm entegrasyonunu nasıl kuruyor?
Önce hangi işlemde hangi belgenin kesildiğini, hangi sistemleri kullandığınızı ve entegratörünüzü birlikte inceliyoruz. Ürün, cari, vergi ve birim bilgilerinin belgeye nasıl aktarılacağını ve belge türünün nasıl seçileceğini tanımlıyoruz. Bağlantıyı önce entegratörün test ortamında örnek belgelerle deniyor, çıktıları sizinle kontrol ediyoruz. Gerçek belgelere geçtikten sonra ilk dönemi takip ekranından birlikte izliyor, gereken düzeltmeleri yapıyoruz.
Bağlantıyı sizin çalıştığınız entegratöre kuruyoruz; mağazanız, ERP’niz ya da kendi yazılımınızdan e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye doğrudan oluşur ve hangi belgenin gönderildiğini, hangisinin beklediğini tek ekrandan izlersiniz.
Belgelerin sipariş ve sevkiyatla birlikte kendiliğinden oluşması için e-dönüşüm sayfamızı inceleyebilirsiniz.
