Birden fazla kargo firmasıyla çalışan işletmelerde, depoda her gün aynı soru tekrar eder: Bu paketi hangi firmayla gönderelim? Cevap çoğu zaman deneyimli bir çalışanın kafasındadır. O kişi “bu bölgeye şu firma daha iyi gidiyor, büyük kolileri şuna verelim” diye bilir. O gün izinliyse, yeni bir çalışan geldiyse ya da sipariş sayısı birden arttıysa bu bilgi kaybolur.
Kargo kuralları, bu bilgiyi kişiden alıp sisteme yazmaktır. Sipariş geldiği anda hangi firmayla, hangi ücretle gönderileceği belli olur; depo yalnız paketler ve etiketi basar. Bu yazıda hangi ölçütlerle kural yazılabileceğini, kuralların nasıl sıralanacağını ve en sık yapılan hataları anlatıyoruz.
Neden kurala bağlamalı?
Elle yapılan seçim üç sorun doğurur. Birincisi tutarsızlıktır: Aynı tür sipariş farklı günlerde farklı firmalarla gider ve hangisinin daha iyi çalıştığını ölçemezsiniz. İkincisi maliyettir: Anlaşma koşullarının hangi pakette hangi firmayı avantajlı kıldığını her seferinde hesaplamak mümkün değildir. Üçüncüsü hızdır: Her siparişte düşünmek, yoğun günlerde depoyu yavaşlatır. Kural, bu üç sorunu birden çözer ve kararın gerekçesini görünür kılar. Üstelik deneyimli çalışanın bilgisi kaybolmaz; kurala dönüştüğü için ekibe yeni katılan herkes aynı kararı aynı gerekçeyle verir ve o bilgi işletmenin kendisinde kalır.
Kural yazmanın ölçütleri
Kargo firması ve ücret seçiminde en sık kullanılan ölçütler şunlardır:
- Teslimat bölgesi: il, ilçe ya da belirli bölgeler. Bazı firmalar bazı bölgelere daha düzenli ulaşır, bazı yerler için ek ücret uygulanır.
- Ağırlık ve desi: Kargo ücreti çoğu zaman gerçek ağırlık ile hacimden hesaplanan desinin büyüğüne göre belirlenir. Hafif ama hacimli ürünlerde bu fark belirleyicidir.
- Sepet tutarı: ücretsiz kargo eşiği ya da yüksek tutarlı siparişlerin daha güvenilir bir firmayla gönderilmesi.
- Ürün türü: kırılabilir, soğuk zincir gerektiren ya da büyük hacimli ürünler.
- Ödeme şekli: Kapıda ödeme yalnız bu hizmeti veren firmalarla gönderilebilir.
- Satış kanalı: Pazaryeri siparişlerinde firma, pazaryerinin anlaşmasına göre belirlenmiş olabilir.
Ürün verisi doğru değilse kural da yanlış çalışır
Ağırlık ve hacme dayalı her kural, ürün kartındaki bilgiye güvenir. Ürünlerin yarısında ağırlık boşsa ya da ölçüler tahminen girildiyse sistem yanlış firmayı seçer, kargo firması da faturada farklı desi yansıtır. Kural yazmaya başlamadan önce ürün kartlarındaki ağırlık ve ölçüleri gözden geçirmek, en sık atlanan ama en çok kazandıran adımdır. Birden çok ürünün aynı koliye girdiği siparişlerde koli boyutunun nasıl hesaplanacağı da önceden kararlaştırılmalıdır: en büyük ürünün kolisi mi, standart koli boyları mı?
Kuralların sırası
Bir sipariş birden fazla kurala uyabilir. Kapıda ödemeli, kırılabilir ürün içeren ve uzak bir bölgeye giden bir sipariş üç kuralı birden tetikler. Hangisinin geçerli olacağı belli değilse sistem rastgele bir sonuç üretir ya da ilk bulduğu kuralı uygular; ikisi de kabul edilemez. Bu yüzden kurallar bir öncelik sırasıyla çalışmalıdır. Genel yaklaşım şudur:
- Önce zorunluluklar: kapıda ödeme, soğuk zincir, pazaryerinin belirlediği firma gibi başka seçeneği olmayan durumlar.
- Sonra ürün özellikleri: kırılabilir ya da hacimli ürünler.
- Ardından bölge ve ağırlık gibi maliyet odaklı kurallar.
- En sonda varsayılan firma: hiçbir kurala uymayan siparişler için.
Varsayılan firma tanımlanmazsa kurala uymayan sipariş askıda kalır ve depoda biri fark edene kadar bekler. Askıda kalan sipariş, müşterinin geç teslim almasının en sessiz sebebidir.
Örnek kural tablosu
| Öncelik | Koşul | Sonuç |
|---|---|---|
| Birinci | Kapıda ödeme | Kapıda ödeme veren firma |
| İkinci | Kırılabilir ürün | Özenli taşıma yapan firma |
| Üçüncü | Hacimli koli | Desi koşulu uygun firma |
| Dördüncü | Belirli bölgeler | O bölgede güçlü firma |
| Son | Diğer her şey | Varsayılan firma |
Tablo yalnız bir yapı örneğidir; hangi firmanın hangi satıra yazılacağı sizin anlaşmalarınıza ve deneyiminize göre belirlenir.
Müşteriye gösterilen ücret ile ödenen ücret
Kurallar iki farklı ücreti ilgilendirir: müşteriye sepette gösterdiğiniz kargo bedeli ve kargo firmasına ödediğiniz bedel. Bunların aynı kural setinden beslenmesi gerekir; aksi hâlde sitede ücretsiz kargo sunduğunuz bir siparişi en pahalı firmayla gönderebilirsiniz. Müşteriye birden fazla seçenek sunuyorsanız, örneğin hızlı teslimat ve standart teslimat, her seçeneğin hangi firmaya karşılık geldiği de kurala bağlanmalıdır.
İstisnalar ve elle müdahale
Kural ne kadar iyi yazılırsa yazılsın bazı siparişler istisnadır: Müşteri özel bir talepte bulunmuştur, adres kuralların bilmediği bir yerdir ya da firma o bölgeye geçici olarak gönderi almıyordur. Sistemin seçtiği firmayı değiştirme imkânı depo ekibinde olmalı, ama bu değişiklik kimin, ne sebeple yaptığıyla birlikte kaydedilmelidir. Aynı istisna sık tekrarlanıyorsa, o artık istisna değil yeni bir kuraldır.
Ücretsiz kargo eşiği ve kampanyalar
Ücretsiz kargo, müşteriler için güçlü bir teşviktir ama işletme için kargo bedeli ortadan kalkmaz, yalnız sizin üstünüze geçer. Eşiğin üstündeki siparişlerde maliyeti en düşük tutan firmayı seçen bir kural, kampanyanın kârlılığını doğrudan korur. Kampanya dönemlerinde eşik geçici olarak değişiyorsa, bu değişikliğin hem sepette gösterilen ücrete hem de firma seçim kuralına aynı anda yansıması gerekir. Sitedeki banner değişip kural değişmediğinde, müşteriye ücretsiz denilen bir siparişin kargo bedeli sepete eklenir ve şikâyet doğar. Kampanyayı planlayan ekip ile kuralları yöneten ekibin aynı takvime bakması bu yüzden önemlidir.
Pazaryeri siparişlerinde kurallar
Pazaryerlerinden gelen siparişlerde kargo firması çoğu zaman sizin seçiminiz değildir; pazaryerinin anlaşmalı firması ya da sizin pazaryeri panelinde belirlediğiniz tercih geçerlidir. Kural seti bunu bilmeli ve pazaryeri siparişine kendi bölge ya da ağırlık kurallarınızı uygulamaya çalışmamalıdır. Öte yandan pazaryerinin size bıraktığı durumlarda, örneğin kendi anlaşmanızla gönderim yapabildiğiniz siparişlerde, aynı kurallar devreye girebilir. Site ve pazaryeri siparişlerinin aynı ekranda, kanalına göre doğru kuralla işlenmesi depo ekibinin iki ayrı düzen öğrenmesini önler.
Kuralları devreye almadan önce denemek
Yeni bir kural setini doğrudan canlı siparişlere uygulamak risklidir. Daha güvenli yol, geçmiş siparişleri kuralların üzerinden geçirip sonucu görmektir: Hangi sipariş hangi firmaya düşerdi, hangi siparişler varsayılana kalırdı, kargo maliyeti nasıl değişirdi? Bu deneme, çakışan ya da hiç çalışmayan kuralları gün yüzüne çıkarır. Ardından gerçek siparişlerle sınırlı bir dönem kuralların önerisi depo ekibiyle birlikte kontrol edilir; ekip sistemin seçimine güvenmeye başladığında kurallar tamamen devreye alınır.
Kuralları ölçmek ve güncellemek
Kurallar bir kez yazılıp unutulacak şeyler değildir. Kargo firmalarının koşulları, teslimat performansı ve sizin ürün yelpazeniz zamanla değişir. Düzenli aralıklarla şu sorulara bakmak yeterlidir: Hangi firmayla giden gönderiler daha sık gecikiyor ya da sorunlu dönüyor? Faturadaki desi ile sistemdeki desi tutuyor mu? Varsayılan firmaya düşen siparişlerin sayısı artıyor mu? Cevaplar kuralların nerede güncellenmesi gerektiğini gösterir. Bu güncellemenin bir yazılımcıya iş açmadan, ekranından sizin tarafınızda yapılabilmesi, kuralları canlı tutan şeydir.
Ölçüm için ayrıca bir rapor hazırlamaya gerek kalmaması da önemlidir. Her gönderinin hangi kuralla hangi firmaya düştüğü kayıtta tutulursa, sorunlu gönderiler kurala göre gruplanabilir ve hangi kuralın gözden geçirilmesi gerektiği hemen görülür. Kural değişikliklerinin de kim tarafından, ne zaman yapıldığıyla birlikte saklanması, bir değişikliğin ardından artan sorunları geriye doğru izlemeyi kolaylaştırır. Kurallar sadeleştikçe yönetmek de kolaylaşır: birbirinin aynısı olan ya da hiç tetiklenmeyen kuralları zaman zaman temizlemek, kural listesinin okunabilir kalmasını sağlar.
Bunny Soft kargo kurallarını nasıl kuruyor?
Lojistik entegrasyonunda firma seçimi ve gönderi kurallarını hazır bir şablonla değil, depo düzeninize ve gönderi alışkanlıklarınıza göre kuruyoruz. Önce siparişin depoda nasıl hazırlandığını, hangi kargo firmalarıyla nasıl çalıştığınızı ve iade düzeninizi yerinde anlıyoruz. Ardından anlaşmalı olduğunuz kargo firmalarıyla, kendi müşteri hesaplarınız üzerinden bağlantıyı kuruyor; teslimat bölgesine, paket ağırlığına ya da sepet tutarına göre firma ve ücret seçimini otomatik yapan kuralları tanımlıyoruz. Kuralları işleyişiniz ya da anlaşmalarınız değiştikçe kendiniz güncelleyebiliyorsunuz.
Gönderi oluşturma, etiket basma ve takip bildirimini örnek siparişlerle deneyip depo ekibinizle birlikte kontrol ediyoruz. Yapı firmadan bağımsız kurulduğu için yeni bir kargo firması eklendiğinde ekranlarınız ve iş akışınız aynı kalıyor, yalnız kurallar güncelleniyor.
Firma seçimini kurala bağlayıp gönderi, etiket ve takibi tek ekrandan yönetmek için lojistik entegrasyonu sayfamızı inceleyebilirsiniz.
