Kampanya haftaları, özel indirim günleri ve bayram öncesi dönemler online satışın en sevindirici ama en yorucu zamanlarıdır. Siparişler katlanarak artar, depo aynı ekiple çok daha fazla paket çıkarmak zorunda kalır. Normal günlerde fark edilmeyen her küçük aksaklık, bu dönemde büyür: Elle oluşturulan gönderiler birikir, etiketler karışır, kargo teslim alacağı saatte paketler hazır değildir ve müşteri hizmetleri “kargom nerede?” sorularıyla dolar.
Yoğun dönemde başarı, o günlerde ne kadar çok çalışıldığından çok, öncesinde ne kadar hazırlık yapıldığına bağlıdır. Bu yazıda yoğunluk başlamadan yapılacak kontrolleri, yoğun günlerde depo akışını sadeleştiren toplu işlemleri ve sonrasında çıkarılacak dersleri anlatıyoruz.
Yoğunluk başlamadan önce
Hazırlık, kampanya duyurusundan önce başlar. Satış ekibinin kampanya takvimini depo ve kargo tarafıyla paylaşması ilk adımdır; çoğu aksaklık, depo yoğunluğu ancak siparişler gelince öğrendiği için yaşanır. Ardından şu kontroller yapılır:
- Kampanyadaki ürünlerin ağırlık ve ölçü bilgileri ürün kartlarında eksiksiz mi?
- Yeterli koli, dolgu malzemesi ve etiket rulosu var mı?
- Etiket yazıcıları bakımlı mı, yedek yazıcı hazır mı?
- Kargo firmalarına beklenen yoğunluk bildirildi mi, teslim alma saatleri ve sıklığı konuşuldu mu?
- Geçici çalışanlar için kısa bir iş akışı anlatımı hazır mı?
Siparişleri tek tek değil, toplu ele almak
Normal günlerde siparişi açıp kargo panelinde gönderi oluşturmak, etiketi basıp pakete yapıştırmak dakikalar alan bir iştir ve kimse bunu sorun etmez. Ama sipariş sayısı birden arttığında bu dakikalar depo ekibinin bütün gününü yer. Toplu işlemin mantığı basittir: Belirli bir zamana kadar biriken siparişler seçilir, hepsinin gönderisi tek seferde oluşturulur ve etiketleri sırayla basılır. Ekip bilgisayar başında değil, rafların arasında ve paketleme masasında zaman geçirir.
Toplu oluşturmanın doğru çalışması için siparişlerin önceden kurala bağlanmış olması gerekir. Hangi siparişin hangi firmayla gideceği kurallardan belliyse toplu işlem tek tıkla yürür; her sipariş için ayrı karar gerekiyorsa toplu işlem de yavaşlar.
Dalga dalga hazırlık
Tüm günün siparişlerini akşam tek seferde hazırlamak, kargonun teslim alma saatinde bir yığın oluşturur. Daha sağlıklı yöntem, günü birkaç dalgaya bölmektir: Belirli aralıklarla biriken siparişler toplanır, paketlenir, etiketlenir ve kargo alanına bırakılır. Böylece kargo aracı geldiğinde paketler hazırdır ve yeni gelen siparişler bir sonraki dalgaya kalır.
Toplama listesi
Toplu hazırlığın gizli kahramanı toplama listesidir. Seçilen dalgadaki siparişlerin ürünleri raf düzenine göre sıralanmış tek bir listede toplanır; çalışan her ürün için ayrı ayrı depoyu dolaşmaz. Aynı ürünü içeren siparişleri bir arada hazırlamak da hızı belirgin biçimde artırır.
Kampanyanın tek bir ürün ya da küçük bir ürün grubu üzerine kurulduğu durumlarda bu etki daha da büyür. Tek ürünlü siparişler ayrı bir dalgada toplanırsa paketleme neredeyse bir üretim bandı gibi akar: aynı koli, aynı dolgu, sırayla basılan etiketler. Birden çok ürün içeren siparişler ise ayrı bir masada, daha dikkatli kontrolle hazırlanır. Siparişleri bu şekilde gruplayabilmek için sistemde sipariş içeriğine göre süzme imkânı olmalıdır; dalgayı oluşturan kişi hangi siparişleri birlikte alacağına listeye bakarak karar verebilmelidir.
Etiketin doğru pakete gitmesi
Toplu basılan etiketlerde en büyük risk karışıklıktır: Etiketi bir siparişin, içeriği başka bir siparişin olan bir paket müşteriye yanlış ürün gönderir. Bunu önlemek için birkaç basit önlem yeterlidir:
- Etiketler toplama listesiyle aynı sırada basılır.
- Her etiketin üzerinde sipariş numarası okunaklı biçimde yer alır.
- Paketleme masasında sipariş numarası taranarak içerik ekranda gösterilir ve kontrol edilir.
- Basılmış ama kullanılmamış etiketler gün sonunda sistemde kontrol edilir.
Takip bilgisi kendiliğinden gitmeli
Yoğun dönemde müşteri hizmetlerine gelen soruların büyük kısmı tek bir sorudur: Kargom nerede? Takip numarası ve gönderinin durum değişiklikleri müşteriye kendiliğinden iletildiğinde bu sorular ciddi biçimde azalır. Bildirimlerin gönderi oluşturulur oluşturulmaz değil, paket kargo firmasına teslim edildiğinde gitmesi de önemlidir; aksi hâlde müşteri takip sayfasında uzun süre hareket görmez ve yine arar.
Sorunlu gönderiler görünür olmalı
Yüksek hacimde her gönderiyi tek tek izlemek mümkün değildir; izlenmesi gereken yalnız sorunlu olanlardır. Hatalı ya da eksik adres yüzünden oluşturulamayan gönderiler, kargo firmasından ret dönen işlemler ve uzun süre durumu güncellenmeyen paketler ayrı bir listede toplanmalı, sebepleriyle birlikte sorumlu kişiye bildirilmelidir. Bu liste her dalganın sonunda kontrol edildiğinde, sorun müşteri aramadan önce fark edilir.
Adres sorunlarının bir kısmı daha sipariş anında önlenebilir. Ödeme sayfasında il ve ilçenin listeden seçilmesi, telefon numarasının biçiminin kontrol edilmesi ve açık adres alanının çok kısa bırakılmasına izin verilmemesi, yoğun günde depoya düşen hatalı adres sayısını azaltır. Yine de hatalı adres geldiğinde müşteriye hızla ulaşıp düzeltmek için kimin sorumlu olduğu bellidir; listeye bakan kişi aynı zamanda müşteriyle konuşabilen kişi olmalıdır.
Birden fazla kanal, tek akış
Kampanya dönemlerinde siparişler yalnız sitenizden değil pazaryerlerinden de gelir. Her kanalın siparişini ayrı ekrandan hazırlamak, yoğun günde depoyu ikiye böler. Site ve pazaryeri siparişlerinin aynı ekrana düşmesi ve aynı kurallarla gönderilmesi, toplu işlemin bütün siparişleri kapsamasını sağlar. Takip numarasının ilgili pazaryerine iletilmesi de ayrıca unutulmamalıdır.
Kargo firmasıyla teslim planı
Depo ne kadar hızlı çalışırsa çalışsın, paketler kargo aracına binmeden müşteriye yola çıkmış sayılmaz. Yoğun dönemlerde kargo firmalarının şubeleri ve araçları da zorlanır; bu yüzden teslim alma planı önceden konuşulmalıdır. Aracın günde kaç kez geleceği, paketlerin hangi düzende teslim edileceği ve teslim sırasında hangi kaydın tutulacağı netleşmelidir. Teslim anında paketlerin sistemde “kargoya verildi” olarak işaretlenmesi, hem takip bildiriminin doğru zamanda gitmesini sağlar hem de kargo firmasının teslim almadığı bir paketin depoda unutulmasını önler. Birden fazla firmayla çalışılıyorsa, kargo alanında her firmanın paketleri ayrı bölgelerde toplanmalıdır; yanlış araca yüklenen bir koli günlerce kaybolabilir.
Kapasiteyi sipariş akışına göre yönetmek
Yoğun dönemde depo kapasitesi sabittir, sipariş akışı ise saat saat değişir. Kampanyanın başladığı ilk saatlerde gelen dalga, gün ortasındakinden çok daha büyük olabilir. Sistemde bekleyen sipariş sayısını, hazırlanmakta olanları ve kargoya verilenleri anlık görebilmek, vardiya ve dalga planını ona göre değiştirmeyi sağlar. Bekleyen siparişler birikmeye başladığında ek ekip çağırmak ya da paketleme masası açmak, ertesi güne sarkan bir yığından çok daha az maliyetlidir. Müşteriye gösterilen tahmini kargoya veriliş bilgisinin de bu tabloya göre dürüstçe güncellenmesi, beklenti yönetiminin en etkili yoludur.
Yoğunluktan sonra gelen iadeler
Kampanyalar iade dalgasını da beraberinde getirir. Müşteri için iade kargo kodunun kolayca oluşturulabilmesi ve iade gönderisinin ilgili siparişle birlikte izlenebilmesi, kampanya sonrası haftaları rahatlatır. İadenin yolda mı, depoda mı olduğunu tek ekranda görmek, hem müşteriye doğru bilgi vermeyi hem de ödemenin zamanında geri yapılmasını sağlar.
Sonradan değerlendirme
Yoğun dönem bittiğinde kısa bir değerlendirme yapmak, bir sonrakini çok daha kolay kılar. Hangi dalgada paketler kargoya yetişmedi? Hangi kargo firmasında sorunlu gönderiler yoğunlaştı? Hangi ürünlerde ağırlık ya da ölçü eksikliği sorun çıkardı? Müşteri hizmetlerine en çok hangi soru geldi? Bu soruların cevapları, bir sonraki kampanyanın hazırlık listesine dönüşür. Değerlendirmeyi depo, müşteri hizmetleri ve satış ekibiyle birlikte yapmak, her ekibin gördüğü sorunun diğerlerine de ulaşmasını sağlar.
Bunny Soft yoğun günler için nasıl kuruyor?
Lojistik entegrasyonunda gün sonunda biriken siparişler tek seferde hazırlanacak, gönderiler toplu oluşturulacak ve etiketler toplu basılacak şekilde kuruluyor. Siparişten tek tıkla gönderi oluşturuluyor; alıcı adresi, paket ve ödeme bilgisi doğrudan siparişten alındığı için elle tekrar girilmiyor. Takip numarası ve durum değişiklikleri müşteriye kendiliğinden iletiliyor.
Kuruluma siparişin depoda nasıl hazırlandığını ve hangi firmalarla nasıl çalıştığınızı yerinde anlayarak başlıyoruz. Gönderi oluşturma, etiket basma ve takip bildirimini örnek siparişlerle deneyip depo ekibinizle birlikte kontrol ediyoruz. Canlıda oluşturulamayan gönderileri ve güncellenmeyen takip bilgilerini izliyor; hatalı adres, firmadan dönen ret gibi durumları sebebiyle birlikte sorumlu kişiye bildiriyoruz. Pazaryeri siparişleri de aynı ekrana düşüp aynı kurallarla gönderilebiliyor.
Yoğun günlerde bile gönderi, etiket ve takibi aynı düzende yürütmek için lojistik entegrasyonu sayfamızı inceleyebilirsiniz.
